Es gibt viel zu tun und es wird ein wenig Zeit brauchen; trotzdem sollten Sie sich vom Umfang der anstehenden Aufgaben nicht abschrecken lassen. Wir haben tausende Klienten erfolgreich an Bord geholt und wissen, dass dafür drei Dinge maßgeblich sind: Transparenz, gute Kommunikation und die richtige Vorbereitung.
Inhalt:
Der Onboarding-Vorgang
Wenn Sie diesen Artikel das erste Mal zu Gesicht bekommen, haben Sie höchstwahrscheinlich gerade einen Vertrag mit Emarsys unterzeichnet - und die Uhr läuft.
Ihr Unternehmen sollte Emarsys bereits Informationen zu Ihrer Kontaktdatenbank, dem geplanten Wachstum und der Business-Strategie übermittelt sowie einen Projektmanager ernannt haben, der das weitere Vorgehen auf Ihrer Seite verantwortet. Auf unserer Seite haben unsere Solution Consultants ein Handover-Dokument für das Implementierungsteam vorbereitet; dieses skizziert Ihre Marketinganforderungen und das Features-Paket, für das Sie unterschrieben haben (im Abschnitt Who's who im Onboarding finden Sie eine Liste der Rollen auf beiden Seiten).
Es liegt nun an uns allen, durch gute Zusammenarbeit dafür zu sorgen, dass Sie so schnell und mühelos wie möglich an Bord kommen und schon bald die Früchte Ihres Investments ernten können.
Hier ist eine visuelle Darstellung dessen, was vor uns liegt. Und obwohl es einige wichtige Dependenzen zwischen den einzelnen Meilensteinen im Onboarding-Vorgang gibt, können viele der erforderlichen Schritte parallel ausgeführt werden.
Projektmanagement-Tool und Methodologie
Abgesehen von Ihrem Emarsys Account werden Sie während des Onboardings mit den unten genannten Ressourcen arbeiten. Sie sollten sicherstellen, dass jeweils die richtigen Leute in Ihrem Team über Login-Credentials für die entsprechenden Tools verfügen (die Credentials erhalten Sie von Ihrem Implementation Consultant).
- Mavenlink
Wir verwenden Mavenlink als unser Projektmanagement-Tool, mit dem wir die Fortschritte im Onboarding verfolgen. Ihr Onboarding-Projektverantwortlicher erhält ein Dashboard, das alle Tasks und Stakeholders auflistet und für die Dauer des Projekts Ihre wichtigste Informationsgrundlage ist. - Zendesk
Support-Tasks und Eskalationen werden mithilfe des Zendesk-Ticketingsystems bearbeitet. Abhängig vom jeweiligen Support-Paket erhalten Sie eine bestimmte Anzahl aktiver Benutzer für dieses Portal zugewiesen. Weitere Informationen erhalten Sie in: Hilfe und Support bei Emarsys und Wie und wann Sie eine Support-Anfrage stellen sollten - Hilfeportal
Alle Informationen rund um die Emarsys Plattform sind unter help.emarsys.com verfügbar. Ob die Informationen frei zugänglich sind oder Sie sich für den Zugriff anmelden müssen, hängt von den jeweiligen Inhalten ab. Alle Ihre Emarsys Benutzer erhalten Zugriff auf dieses Portal. Unter Hilfeportal verwenden erfahren Sie, wie diese Ressource am effizientesten genutzt werden kann.
Zusätzlich zu diesen Tools werden wir regelmäßige (wöchentliche) Calls abhalten. Die Terminplanung erfolgt zwischen Ihnen und Ihrem Implementation Consultant.
Wichtige Meilensteine
Nachstehend finden Sie eine Beschreibung der wichtigsten Meilensteine im Onboarding, der dafür notwendigen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Folgeschritte.
1. Account-Erstellung
Wir wollen Ihren Account für die Emarsys Plattform möglichst bald erstellen, denn das ist die Basis für alle weiteren Schritte. Da der Account-Name überall im System referenziert wird, bedeutet eine spätere Änderung unweigerlich einen Mehraufwand. Bitte entscheiden Sie möglichst schnell, wie Ihr Account/Ihre Accounts heißen soll(en), und bleiben Sie dabei.
Sie müssen:
Entscheiden, welchen Namen Ihr Account haben soll, und diese Information an Ihren Emarsys Kontakt weitergeben.
Sie sollten das zum ehestmöglichen Zeitpunkt tun (idealerweise vor dem Initiation Call).
2. Bestimmung des Account Owners
Der Account Owner ist jener Benutzer, der für das Erstellen und Verwalten aller Benutzerprofile in Ihrem Account verantwortlich ist, ebenso wie für das Definieren der Benutzerberechtigungen und die Sicherheitseinstellungen für den Account.
Sie müssen:
Entscheiden, welcher Ihrer Kollegen diese Rolle übernehmen soll (es können auch mehrere Kollegen sein), und uns die entsprechenden Namen und E-Mail-Adressen übermitteln. Wir erstellen dann die dazugehörigen Profile und triggern den automatischen Verifizierungsvorgang, der es den Benutzern ermöglicht, sich anzumelden und ihre Passwörter zu setzen. Zudem erstellen wir für die Account Owner auch die Benutzer für das Hilfeportal, damit sie sich über ihre Rolle und ihren Verantwortungsbereich informieren können.
Account Owner sind nicht nur für das Verwalten von Benutzerprofilen und Berechtigungen verantwortlich, sie stellen auch die Verbindung mit WebDAV- und SFTP-Ordnern her und erstellen API-Benutzer. Daher empfehlen wir, zumindest einen Account Owner aus den Reihen Ihrer technischen Mitarbeiter zu wählen (etwa einen Datenspezialisten).
Für weitere Informationen klicken Sie hier:
Diesen Schritt sollten Sie durchführen, sobald Sie über Ihren Account-Namen entschieden haben.
3. Datenintegration
Letztendlich dreht sich bei Emarsys alles um Daten. Der Import Ihrer bestehenden Kontakt-, Produkt- und Verkaufsdaten und das Einrichten des täglichen Synchronisierungsvorgangs sind Grundvoraussetzungen für die Verwendung all unserer Produkte.
Sie müssen:
- Entscheiden, welche Methoden Sie für die Datenerfassung und -synchronisierung verwenden wollen.
- Sicherstellen, dass Ihre Datendateien unseren Standards entsprechend formatiert sind.
Ihr Datenspezialist kann mit der Planung für das Onboarding beginnen, noch bevor Ihr Account erstellt wurde. Dafür sollte er sich mit folgenden Aspekten vertraut machen:
Wenn Sie unsere mobilen Channels verwenden wollen, sollten Sie auch Folgendes lesen:
4. Datensammlung
Sie müssen nicht nur Ihre Kontakt-, Produkt- und Verkaufsdaten zu Emarsys migrieren, sondern auch alle Ihre täglichen Interaktionen mit Kunden auf Ihrer Website sammeln. Das können Sie tun, sobald Ihr Account erstellt wurde und Sie Ihre Predict Merchant ID haben.
Sie müssen:
Diesen Link an Ihren Webspezialisten weitergeben, damit er damit beginnen kann, die Integration unserer JavaScript-Befehle in Ihre Website vorzubereiten:
5. Erste Testnachrichten senden
Sobald Ihr Account erstellt wurde und während Ihre Daten vorbereitet werden, können Sie bereits damit beginnen, Ihre kreativen Assets hochzuladen und Ihre Nachrichten für all jene Channels vorzubereiten, die Sie verwenden wollen. In den meisten Channels können Sie auch ohne vollständige Datenintegration mit Ihrem Webshop oder anderen externen Plattformen Testkampagnen senden.
Sie müssen:
- Für jeden Channel Ihr Unternehmens-Branding definieren (E-Mail-Adresse, SMS-Sendername etc.).
- Ihre Unternehmenschriften und -bilder zur Medien-Datenbank hochladen.
Für weitere Informationen klicken Sie hier:
6. Account für das Senden von E-Mails aktivieren
Das ist der letzte echte Meilenstein, bevor wir mit dem Ramp-up Plan beginnen, der Ihre aktuellen E-Mail-Kampagnen in unsere Infrastruktur migriert.
Sie müssen:
Unsere Compliance-Richtlinien genau verfolgen und all jene Änderungen vornehmen, die in Bezug auf Kontaktregistrierung und Datenschutzvorgänge erforderlich sind.
Für weitere Informationen klicken Sie hier:
7. E-Mail-Migration
Der letzte Schritt im Onboarding-Vorgang besteht darin, Ihre bestehenden E-Mail-Kampagnen in die Sende-Infrastruktur von Emarsys zu migrieren.
Das geschieht mithilfe eines sorgfältig überwachten Ramp-up-Vorgangs: Wir beginnen damit, Ihre wichtigsten Kampagnen an eine kleine Gruppe Ihrer reaktionsstärksten Kontakte zu senden, und steigern das Volumen ganz allmählich, damit die ISPs Ihre neuen IP-Adressen akzeptieren und Sie eine Sender-Reputation aufbauen können.
Sie müssen:
Die Gestaltungsmittel für Ihre wichtigsten E-Mail-Kampagnen in Ihren Emarsys Account verschieben und jene automatisierten Programme erstellen, welche die Kampagnen senden werden.
Für weitere Informationen klicken Sie hier:
Wie lange dauert es?
Unserer Erfahrung nach sind 30 Tage möglich, bis zu 90 Tage sind üblich. Viel hängt von der Größe Ihrer Kontaktdatenbank ab, der Qualität Ihrer Daten und den technischen Ressourcen, die in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen.
Das ist die Zeit, die Sie einplanen müssen, bevor Ihre aktuellen digitalen Marketingkampagnen vollständig nach Emarsys migriert sind und Sie damit beginnen können, darauf aufzubauen und sie mithilfe unserer Technologie zu verbessern.
Das bedeutet nicht, dass Sie nicht schon eher einzelne Kampagnen senden können, speziell in anderen Channels; Ihr E-Mail-Channel erfordert jedoch eine Ramp-up-Periode, die auf ihr Geschäftsmodell zugeschnitten ist und nicht beschleunigt werden kann.
| Typisches Maximalvolumen | Geteilte IPs | Dedizierte IPs | Dedizierte IPs mit Return Path Sender Score Zertifizierung |
|---|---|---|---|
| Kleine Liste: < 60K E-Mails/Tag | Kein Ramp-up erforderlich | n/a* | n/a* |
| Mittlere Liste: 60K - 250K E-Mails pro Tag | 2-4 Wochen | 1-2 Monate | 2-4 Wochen |
| Große Liste: 250K - 1M E-Mails pro Tag | 1-2 Monate | 2-3 Monate | 2-4 Wochen |
| Sehr groß: > 1M E-Mails pro Tag | Erfordert ein maßgeschneidertes Onboarding mit dem Emarsys Deliverability Team. | 1-2 Monate | |
* Mailinglisten unter 60K sind zu klein für dedizierte IPs, um eine stabile Reputation aufzubauen.
Wenn Ihr Onboarding ein Motto hätte, dann wäre es dieses: Eile mit Weile.
Sie schaffen das Fundament für Ihren zukünftigen Marketingerfolg. Wenn Sie es jetzt richtig hinkriegen, kostet das weit weniger, als später Korrekturen vornehmen zu müssen.
Zudem ist es eine wunderbare Gelegenheit, einmal gründlich Ihre Daten zu durchforsten, bevor Sie diese migrieren. Denn Sie wissen ja: Es ist viel leichter, eine gute Liste zu vergrößern, als eine große Liste besser zu machen.
Das Onboarding bestmöglich nutzen
Hier haben wir einige Tipps für Sie, wie Sie das Onboarding mit Emarsys möglichst gewinnbringend nutzen können.
- Vorbereiten, vorbereiten, vorbereiten
Zeit ist Geld, ganz besonders, wenn es um das Migrieren zu einer neuen Technologieplattform geht. Sie wollen nicht einen einzigen Tag verlieren; stellen Sie also sicher, dass Sie alle Informationen und Ressourcen rechtzeitig zur Hand haben.
Je mehr Zeit Sie auf die Vorbereitung jedes einzelnen Schritts verwenden und je mehr Entscheidungen Sie schon im Vorfeld treffen können, umso schneller und reibungsloser wird der Vorgang an sich verlaufen. - Stellen Sie das richtige Team zusammen
Für die meisten Schritte im Onboarding sind diese oder jene Fachkenntnisse erforderlich; bitten Sie die Mitglieder Ihres Projektteams, die Ihnen zugewiesene Onboarding-Dokumentation zu lesen und Sie bei allen Fragen und Unsicherheiten zu kontaktieren. Eine Liste der erforderlichen Rollen finden Sie hier: Who's who im Onboarding. - Parallel arbeiten
Ermutigen Sie alle Mitglieder Ihres Projektteams, ihre Tasks möglichst früh zu starten. Das Onboarding ist kein linearer Narrativ, sondern die gleichzeitige Leistung in einem Team. Dependenzen zwischen Tasks werden klar aufgezeigt; das hilft Ihnen dabei, Ihre Ressourcen effektiver zu planen und den Tasks zuzuweisen. - Behalten Sie das große Ganze im Auge
Der größte Vorteil, den Sie nun Ihrem Mitbewerb gegenüber haben, ist, dass Emarsys für das Omnichannel-Engagement mit Ihren Kunden einen einheitlichen, kohärenten Ansatz verfolgt, der ganz wesentlich auf der Verwendung neuester AI-Technologien beruht.
Diese 1:1-Personalisierung können wir aber nur dann umsetzen, wenn alle Ihre Plattform-Module ordnungsgemäß funktionieren. Geben Sie sich mit nichts weniger als dem optimalen Setup zufrieden!
Anders ausgedrückt: Auch wenn es noch so verführerisch ist, einen bestimmten Aspekt des Onboardings erst einmal hintanzustellen - wenn es Probleme verursachen könnte, sollten Sie davon absehen. Machen Sie es gleich richtig - Sie werden später dankbar dafür sein.
Emarsys - Hilfe und Support
Wir bieten auch eine Reihe von Artikeln, die Sie bei der Arbeit mit unserer Plattform und der Verwendung des Hilfeportals unterstützen können; diese verraten Ihnen auch, wann und wie Sie ein Support-Ticket eröffnen sollen und was Sie davon erwarten können.
Die Emarsys Academy
Der Onboarding-Vorgang endet mit einem maßgeschneiderten Trainingsprogramm für Ihre Endbenutzer.
Wir bieten drei Trainingspakete an:
- Unter der Leitung eines Trainingsmanagers
Abhängig von Ihrem Leistungspaket und der Verfügbarkeit eines Trainingsmanagers in Ihrem Land kann ein maßgeschneiderter Trainingsplan diskutiert werden. - Unter der Leitung Ihres Implementation Consultant
Der Ihrem Projekt zugewiesene IC hilft Ihnen mit Ihren Trainingsmodulen. - Eigenständiges Training
Sie und Ihr Team sehen sich eigenverantwortlich die Online-Tutorials im Hilfeportal an. Mit einer kleinen Gruppe von Klienten testen wir gerade eine Online Learning Manager Software namens Emarsys Academy.
Das Training basiert auf Tutorial-Videos, gefolgt von Online-Tests. Nachdem die Benutzer das Trainingsmodul erfolgreich abgeschlossen haben, erhalten sie ein entsprechendes Zertifikat.
Es wird empfohlen, das Training kurz vor dem Start Ihrer Arbeit mit der Plattform zu absolvieren; auf diese Weise können Sie das Gelernte zeitnah umsetzen. Sie können sich die Trainingsvideos aber natürlich auch zu einem früheren Zeitpunkt ansehen: