Hier erfahren Sie, wie Sie den Datenimport ordnungsgemäß verwenden. Die Funktion selbst finden Sie im Menü Kontakte, Datenimport.
Zur Erinnerung: Hier ist das Onboarding-Video zum Import und Export von Kontaktdaten:
Laufende Importe überprüfen
Die derzeit laufenden Importe, sowohl die manuellen als auch die Auto-Importe, können auf der Übersichtsseite Datenimport, Tab Aktuelle Importe, überprüft werden.
Dort sehen Sie eine umfassende Beschreibung der Inhalte der Importdatei; Sie erfahren, wie viele Einträge als neue Kontakte erstellt und wie viele mit bestehenden Kontakten zusammengefasst werden.
Falls es keine aktiven Importe gibt, können Sie einen manuellen Import starten.
Klicken Sie Datei importieren; Sie können einen manuellen Import oder einen Auto-Import einrichten.
Importverlauf überprüfen
Auf dem Tab Verlauf sehen Sie eine Übersicht über all Ihre bisherigen Importe.
Sie können auch den Workflow triggern, der einen manuellen oder einen Auto-Import erstellt, indem Sie Daten importieren klicken.
Im Menü Erweiterte Einstellungen finden Sie die Feldtrenner. Die Texttrenner werden hier Trenner genannt.
Datenkonsistenz
Für den Erfolg eines manuellen Datenimports ist die Konsistenz der Daten, die importiert werden sollen, entscheidend. Wenn Sie eine Datei mit Duplikaten importieren, lässt sich nicht voraussagen, welcher Wert in der Emarsys Plattform für den Kontakt übernommen wird. Der Grund dafür ist, dass unser Importalgorithmus nicht einfach linear importiert, sondern aus mehreren gleichzeitig stattfindenden Importvorgängen besteht. Es handelt sich nicht um einen traditionellen Prozess, bei dem Zeile für Zeile oder von oben nach unten gearbeitet wird.
Nehmen wir an, Sie haben - verteilt in der zu importierenden Datei - drei verschiedene Werte für dasselbe Feld und der richtige Wert für dieses Feld befindet sich am Ende. Dieser Wert hat die gleiche Chance, als endgültiger Wert genommen zu werden, wie die beiden anderen Werte vor ihm. Wenn Sie also am Ende den gewünschten Wert erhalten, ist das reines Glück.
Nehmen wir die folgende Situation als Beispiel, in der der Alterswert für den Kontakt 1111 jeder dieser drei Werte sein könnte:
Zeile 1 -> Kontakt 1111 -> Alter = 11
Zeile 200 -> Kontakt 1111 -> Alter = 22
Zeile 3000 -> Kontakt 1111 -> Alter = 33
Die zu importierende Datei muss vor dem manuellen Import gesäubert und von duplizierten Daten befreit werden, da sonst die Datenqualität nicht gewährleistet werden kann.
Manuellen Import initiieren
Die Schritte Felder zuordnen und Werte zuordnen der Wizards für den manuellen bzw. den Auto-Import sind identisch und werden in einem eigenen Kapitel beschrieben. In diesem Kapitel konzentrieren wir uns auf die Schritte, die nur beim manuellen Importvorgang auszuführen sind.
Um einen manuellen Import zu starten, klicken Sie Datei importieren auf dem Tab Aktuelle Importe oder auf dem Tab Verlauf der Übersichtsseite Datenimport; wählen Sie sodann im Popup-Fenster Datei manuell importieren aus.
Ziehen Sie mittels Drag & Drop eine Datei in den von gestrichelten Linien umgebenen Bereich oder klicken Sie Bitte wählen Sie eine Datei, um nach einer lokalen Datei zu suchen.
Bitte beachten Sie die Einschränkungen hinsichtlich Format und Größe:
- Importdateien müssen das .csv-Format haben.
- Wenn Sie einen manuellen Import einleiten, beachten Sie bitte, dass die Dateien nicht größer als 64 MB sein sollten.
Für die Schritte Felder zuordnen und Werte zuordnen lesen Sie das Kapitel Felder und Werte der Upload-Datei zuordnen.
Im Schritt Fertigstellen können Sie einen Namen für die Kontaktliste bestimmen, welche aus der importierten Datei erstellt wird, und den Import triggern.
Auto-Import einrichten
Die Schritte Felder zuordnen und Werte zuordnen der Wizards für den manuellen bzw. den Auto-Import sind identisch und werden in einem eigenen Kapitel beschrieben. In diesem Kapitel konzentrieren wir uns auf die Schritte, die nur bei einem Auto-Import auszuführen sind.
Für Fragen im Zusammenhang mit dem Auto-Import gehen Sie zu: Auto-Import - Häufig gestellte Fragen
Um einen Auto-Import zu starten, klicken Sie Datei importieren auf dem Tab Aktuelle Importe oder auf dem Tab Verlauf der Übersichtsseite Datenimport; wählen Sie sodann im Popup-Fenster Auto-Import erstellen aus.
Wenn Sie einen Auto-Import einrichten, bedenken Sie bitte Folgendes: Es ist zwar möglich, mit WebDAV oder SFTP einzelne Dateien mit einer Größe von über 1 GB hochzuladen; wir empfehlen jedoch, die Größe der hochgeladenen Dateien unter 1 GB zu halten. Wiederholte Uploads, die größer als 1 GB sind, können den temporären Speicherplatz für die Verarbeitung schnell aufbrauchen, was zu fehlgeschlagenen Uploads führen kann.
Einstellungen für die Quelldatei
In diesem Schritt des Wizards müssen Sie zuerst einen Namen für den Auto-Import eingeben.
Nun können Sie den Namen der Kontaktliste definieren, die nach jedem erfolgreichen Import erstellt wird. Zwei Optionen stehen zur Verfügung:
- Basierend auf dem Auto-Import-Namen - und mit hinzugefügtem Zeitstempel, z.B. auto-import-name JJJJJ-MM-TT HH:MM
- Basierend auf dem Dateinamen der Upload-Datei
Als Nächstes müssen Sie definieren, wo man die Importdatei findet.
Die Optionen sind:
- Emarsys WebDAV
- Externe Quelle
Für Letzteres müssen Sie einen Pfad zur externen Quelle definieren, ebenso wie die Anmeldeinformationen, mit denen darauf zugegriffen werden kann.
Wenn Sie sftp als Quelle und Schlüssel (Key) als Ihren Authentifizierungstyp auswählen, können Sie den zuvor erstellten Schlüssel aus dem Dropdownmenü auswählen.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie auf dem Remote Host eine Passwort-basierte Identifizierung verwenden, darf das Passwort folgende Zeichen nicht enthalten: "/", "\" und "#".
Emarsys überprüft diese Anmeldeinformationen, wenn der Wizard beendet wird. Tritt ein Fehler auf, wird im Benachrichtigungscenter eine Benachrichtigung angezeigt.
Nun müssen Sie die Einstellungen für Importdatei definieren.
Sie müssen einen Dateinamen angeben. Das ist ein entscheidender Schritt, weil Sie in Ihrem Account möglicherweise viele Auto-Imports konfigurieren werden und Emarsys wissen muss, welche Namenskonvention für welche Auto-Import-Konfiguration gilt. Verwenden Sie den Platzhalter "*" für die dynamischen Teile des Dateinamens, etwa Zeitstempel.
- Beispiel 1: "*.csv" importiert alle Dateien mit der Dateierweiterung .csv.
- Beispiel 2: "newsletter*.csv" importiert nur CSV-Dateien, die mit "newsletter" beginnen.
Wichtig:
- Dateinamen beachten die Groß-/Kleinschreibung.
- Bitte verwenden Sie für Dateinamen nur die folgenden Zeichen:
A-Z,a-z,0-9und_. Sonderzeichen werden nicht unterstützt.
Abschließend geben Sie die Namenskonvention und gegebenenfalls das Passwort für die komprimierte Datei an.
Die Plattform extrahiert nur die Dateien, die im Feld Name der komprimierten Datei definiert sind. Diese werden nicht automatisch hochgeladen.
Beispiel:
Sie haben einen Ordner mit mehreren Dateien, die der Namenskonvention entsprechen:
-
_data.csv(Diese wollen Sie hochladen.) -
_info.csv(Diese wollen Sie hochladen.) -
_compressed.csv(Diese können Dateien des Typs_data.csventhalten.) -
_overhead.csv(Diese wollen Sie nicht hochladen.)
Sie benötigen zwei Auto-Importe, um alle Dateien mit den Dateiendungen _data.csv und _info.csv hochzuladen.
Auto-Import 1:
- Dateiname:
*_data.csv - Name der komprimierten Datei:
*_compressed.csv
Auto-Import 2:
- Dateiname:
*_info.csv
Diese zwei Auto-Importe laden Dateien mit der Dateiendung _data.csv und _info.csv selbst dann hoch, wenn sie in Dateien des Typs _compressed.csv verpackt sind. Dateien des Typs _overhead.csv werden jedoch nicht hochgeladen.
Beispieldatei
Nun müssen Sie eine Beispieldatei hochladen.
Die Beispieldatei sollte nur einen oder zwei Kontakte enthalten, muss aber alle Felder enthalten, die Sie in Ihren Importdateien verwenden, und zwar in der gleichen Reihenfolge und mit sämtlichen Optionen für die Felder der Einfach- und Mehrfachauswahl.
Eine Beispieldatei ist erforderlich, damit Emarsys weiß, welche Felder in den Importdateien enthalten sind und wie sie und ihre Werte den bestehenden Feldern in der Emarsys Datenbank zugeordnet werden sollen.
Wenn Sie Änderungen in der Importdatei vornehmen, mögen diese auch noch so minimal sein, sollten Sie eine neue Beispieldatei hochladen, die auf der neuen (geänderten) Importdatei basiert.
Es werden keine Kontakte aus der Beispieldatei importiert.
Für die Felder der Einfach- und Mehrfachauswahl müssen sowohl das Feld wie auch alle verfügbaren Werte in Emarsys bereits existieren.
Sobald die Datei hochgeladen wurde, werden Sie automatisch zum nächsten Schritt geleitet: Felder und Werte der Upload-Datei zuordnen.
Felder und Werte der Upload-Datei zuordnen
Nur durch die korrekte Zuordnung der Felder und Werte kann sichergestellt werden, dass Ihre Kontaktdaten ordnungsgemäß gespeichert werden und für die Segmentierung und Personalisierung verwendet werden können.
Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Daten im richtigen Feldtyp gespeichert sind, bevor Sie diese importieren, und dass diese Felder den entsprechenden Feldern mit den gleichen Feldtypen in Emarsys zugeordnet sind. Das Speichern von Daten in den falschen Feldtypen erschwert die Segmentierung und kann zu Fehlern führen.
Felder anpassen
In diesem Schritt des Wizard müssen Sie die Felder für Ihre Importe zuordnen - dieser Schritt ist für manuelle Importe und Auto-Importe identisch.
Einstellungen
Im Abschnitt Einstellungen wählen Sie den Eindeutigen Bezeichner, die Opt-in-Erklärungen und die Kontakt-Sprache aus, die für die importierte Datei verwendet werden sollen.
Der Eindeutige Bezeichner muss für das Handling von duplizierten E-Maild-Adressen definiert sein.
Die Einstellung Opt-in-Erklärungen ist verpflichtend, die verfügbaren Optionen sind:
- Jeden Kontakt in diesem Import anmelden - Alle importierten Kontakte werden als Opt-in =
Truegekennzeichnet. - In Datei - Die Opt-in-Einstellung ist in der Datei enthalten. Sie müssen auswählen, welches Feld das ist.
- Status nicht definiert - Bezüglich Opt-in wird keine Aktion ausgeführt.
- Jeden Kontakt in diesem Import abmelden - Alle importierten Kontakte werden als Opt-in =
Falsegekennzeichnet.
Das Dropdown Kontakt-Sprache befüllt das Feld Registration language (Registrierungssprache) für sämtliche Kontakte im Import.
Erweiterte Einstellungen
Zeigen Sie die Erweiterten Einstellungen an, wenn Sie folgende Aktionen ausführen wollen:
- Ändern Sie den Feldtrenner oder Trenner, der in der Importdatei verwendet wird.
- Ändern Sie die Dateisprache (das hat Einfluss darauf, wie Emarsys die Feldnamen in der Importdatei erkennt und sie den Feldern in der Datenbank zuordnet).
- Ändern Sie das Datumsformat, das in der Datei verwendet wird. Die unterstützten Dateiformate sind:
- TT.MM.JJJJ
- TT/MM/JJJJ
- MM/TT/JJJJ
- JJJJ-MM-TT
Beachten Sie bitte, dass diese Datumsformate nur für den CSV-Kontaktdatenimport unterstützt werden. Wenn Sie das Kontakt-API verwenden, wird nur das Datumsformat JJJJ-MM-TT unterstützt.
Weitere Informationen erhalten Sie in: CSV-Richtlinien: Datumsformat, Kontakt-Systemfelder
- Leere Werte ignorieren - das stellt sicher, dass Sie keine bestehenden Werte mit einer leeren Zeichenfolge überschreiben.
- Nur Aktualisierung bestehender Kontakte - all jene Kontakte, die noch nicht in Ihrer Emarsys Datenbank enthalten sind, werden ignoriert.
Mit Feldtrennern werden die Felder in CSV-Dateien getrennt. Trenner identifizieren Felder, wenn ein Feld auch ein Trennzeichen in seinem Text haben kann.
Beispiel:
- Feldtrenner: ,
- Trenner: ;
Super co.,Mega co.,;Smith, Son and Grandson co.;,
Ein Trennzeichen ist auch in den Importdetails ein Trennzeichen. Ein Trenner ist dort ein Texttrenner.
Super co. | Mega co. | Smith, Son and Grandson co. |
Feld-Zuordnung
Im Bereich Feld-Zuordnung, der für manuelle und Auto-Importe identisch ist, ordnen Sie die Standardfelder im Dropdown-Menü jenen Feldern zu, die in der importierten CSV-Datei verwendet werden.
Wenn es Felder gibt, die Sie nicht in den Import einschließen wollen, klicken Sie Nicht importieren (oder wählen Sie die Option im Menü aus). Diese Felder werden sodann mit dem Flag Nicht importieren gekennzeichnet. Um diese Entscheidung rückgängig zu machen, ordnen Sie das Feld erneut einem Emarsys Feld zu.
Im Fall von Feldern für die Einfach- und Mehrfachauswahl passen Sie alle möglichen Werte dem übergeordneten Feld an. Wenn der Name der Werte in der Importdatei mit dem Namen der Werte in Emarsys identisch ist, werden sie automatisch zugeordnet. Andernfalls müssen Sie die Werte im Schritt Werte anpassen manuell zuordnen.
Wenn Sie hier Internal_ID als eindeutigen Bezeichner auswählen, wird die Auswahl aller zuvor ausgewählten Felder aufgehoben und Sie können keine anderen eindeutigen Bezeichner hinzufügen. Wenn Sie ein anderes Feld verwenden wollen, müssen Sie zuerst die Auswahl des Feldes Internal_ID aufheben.
Klicken Sie Nächster Schritt, wenn Sie mit dem Zuordnen der Felder fertig sind.
Werte anpassen
Wenn Ihre Beispieldatei Felder für die Einfach- und Mehrfachauswahl enthält, müssen Sie deren Werte an die Emarsys Felder anpassen. Wenn die Namen der Werte in Emarsys und der Importdatei identisch sind (einschließlich Groß-/Kleinschreibung), werden sie automatisch zugeordnet; andernfalls ordnen Sie die Felder hier manuell zu.
Wählen Sie die relevanten Werte aus; wenn Sie fertig sind, klicken Sie Nächster Schritt.
Zusammenfassung
Wenn alle Einstellungen übernommen wurden, wird eine Zusammenfassung der Auto-Import Events angezeigt.
Klicken Sie Speichern, um den Auto-Import zu aktivieren.
Wenn der Import fehlschlägt, zum Beispiel wegen eines fehlenden eindeutigen Bezeichners oder weil die Feld-Zuordnung nicht korrekt ist (die Anzahl der Felder in der Beispieldatei entspricht nicht der Anzahl der Felder in der Importdatei), erhalten sie eine Nachricht im Benachrichtigungs-Center; darin werden die Gründe für den fehlgeschlagenen Import genannt und Sie werden aufgefordert, die Fehler zu beheben und es noch einmal zu versuchen.
Bestehende Feldzuordnung eines Auto-Imports ändern
Wenn Sie die Feldzuordnung für einen Auto-Import ändern müssen, klicken Sie für das entsprechende Element in der Auto-Importe-Liste das Icon Bearbeiten.
Wenn Sie Feld-Zuordnung ändern klicken, werden Sie aufgefordert, eine neue Beispieldatei hochzuladen; diese sollte alle Felder und Werte enthalten, die zugeordnet werden sollen. Ab hier ist der Vorgang wie weiter oben beschrieben.
Auto-Importe - häufig gestellte Fragen
Ein WebDAV ist eine SSL-gesicherte Quelle, die von Emarsys gehostet und gewartet wird. Für viele Kunden ist das eine bequeme Lösung; das WebDAV wird kostenlos vom Emarsys Support für Sie eingerichtet und Sie benötigen nur eine passende Client-Anwendung wie etwa Bitkinex oder Cyberduck , um auf den Ordner zuzugreifen; Sie können auch automatische Updates aus Ihrem CRM programmieren. Emarsys überprüft minütlich das WebDAV jedes Accounts und verarbeitet alle neuen Dateien, die dort erkannt werden. Verarbeitete Dateien werden wiederum im WebDAV gespeichert, und zwar mit folgender Namenskonvention:
- filename.csv.done für erfolgreiche Importe
- dateiname.csv.error - für fehlgeschlagene Importe. Eine Nachricht mit Details zum Fehler wird an das Benachrichtigungs-Center gesendet.
- dateiname.csv.ignore für Dateien, deren Namen nicht mit jener Namenskonvention übereinstimmen, die für die aktivierten Auto-Importe definiert wurde.
- für Dateien, die mit demselben Namen bereits zuvor erfolgreich hochgeladen wurden. Das wiederholte Hochladen derselben Dateien sollte vermieden werden.
Hinweis: Wenn Sie eine komprimierte Datei verwenden, wird die Importdatei in das WebDAV extrahiert und wie oben beschrieben umbenannt; die komprimierte Datei wird gelöscht.
SFTP oder FTPS Server sind die sichersten verfügbaren Transferprotokolle; diese sollten verwendet werden, wenn Ihre technischen Ressourcen es erlauben. Emarsys überprüft diese externen Quellen einmal pro Stunde; erfolgreich importierte Dateien werden aus der Quelle gelöscht.
Wir empfehlen, in den Dateinamen sowohl statische als auch dynamische Elemente einzuschließen. Der statische Teil sollte klar und leicht verständlich sein; idealerweise bezieht er sich auf einen Aspekt Ihrer Customer-Lifecycle-Strategie. Der dynamische Teil (z.B. ein Zeitstempel) macht es möglich, die einzelnen Dateien zu unterscheiden. Im Feld der Namenskonvention wird der dynamische Teil durch den Platzhalter * dargestellt.
Beispiele
- Wenn Sie nur eine einzige Auto-Import-Konfiguration benötigen, können Sie eine simple Namenskovention wie .csv verwenden. Das bedeutet, dass jede .csv-Datei, die im Quellordner gespeichert ist, verarbeitet wird.
- Wenn Sie mehr als einen Auto-Import verwenden, empfehlen wir, den statischen Teil an den Auto-Import-Namen anzupassen und den dynamischen Teil für einen Zeitstempel zu nutzen. Auf diese Weise könnten Sie die Namenskonvention für den Auto-Import konvertierte Leads wie folgt definieren: konvertierte-leads-*.csv; die einzelnen Dateien würden in dem Fall wie folgt heißen: konvertierte-leads-2015-02-12.csv
Anmerkung: Dateinamen beachten die Groß-/Kleinschreibung.
Eine Beispieldatei ist erforderlich, damit Emarsys weiß, welche Felder in den Importdateien enthalten sind und wie sie und ihre Werte den bestehenden Feldern in der Emarsys Datenbank zugeordnet werden sollen. Wenn Sie Änderungen in der Importdatei vornehmen, mögen diese auch noch so minimal sein, sollten Sie eine neue Beispieldatei hochladen, die auf der neuen (geänderten) Importdatei basiert.
Eine Beispieldatei muss sämtliche erwartbaren Felder enthalten, und zwar in der richtigen Reihenfolge und mit allen möglichen Werten für die Felder der Einfach- und Mehrfachauswahl.
Nein. Emarsys interessiert sich nur für die Datei-Einstellungen sowie die Felder und Werte.
Für die meisten Emarsys Accounts wird nur die UTF-8 Codierung unterstützt. Die einzigen Ausnahmen sind die Accounts in den Umgebungen www.emarsys.net und www1.emarsys.net, die nur Latin1 unterstützen. Bitte beachten Sie, dass Emarsys die verwendete Kodierung nicht überprüft; wenn Sie eine andere Kodierung verwenden, können die von Ihnen importierten Kontaktdaten beschädigt und unbrauchbar werden.
Die Importdatei selbst muss eine .CSV-Datei sein. Sie können diese Datei jedoch komprimieren. Folgende Komprimierungsformate werden unterstützt: .ZIP, .ARG, .GZIP, .TAR, .TGZ, .BZIP2, .7Z. Wenn Sie ein komprimiertes Dateiformat verwenden wollen, vergewissern Sie sich, dass Sie die Namenskonvention für die komprimierte Datei sowie etwaige erforderliche Passwörter mit einschließen.
Keinen. Das ist nur relevant, wenn Sie Ihre Kontakte auf Basis der Sprache segmentieren wollen, zum Beispiel, um Newsletter in mehreren Sprachen zu senden.
Wird die Spracheinstellung der Importdatei verändert, kann das Einfluss auf folgende zwei Aspekte haben:
- Die Namen der Felder und ihre Werte. Wenn eine Dateisprache definiert ist, verwendet Emarsys diese Sprache, um die Felder und ihre Werte in der Importdatei zuzuordnen. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall für alle inkludierten benutzerdefinierten Felder die entsprechenden Übersetzungen in den entsprechenden Sprachen zur Verfügung stellen müssen.
- Das Dateiformat. Einige Dateiformate sind bestimmten Sprachen zugeordnet. Emarsys überprüft die Beispieldatei bezüglich des Dateiformats und wenn es nicht mit der Sprache übereinstimmt, wird im Auto-Import Wizard ein Fehler angezeigt. Die unterstützten Dateiformate sind:
- JJ-MM-TT
- TT.MM.JJ
- MM/TT/JJ
- TT/MM/JJ
Bitte beachten Sie, dass Sie beim Einrichten des Auto-Imports alle erwarteten Felder in der hochgeladenen Datei den Feldern in der Emarsys Datenbank zuordnen müssen. Wenn nachfolgende Dateien nicht zugeordnete Felder enthalten, kann Folgendes passieren:
- Neue Kontakte werden mit leeren Feldern erstellt; diese leeren Felder nehmen jene Stellen ein, an denen die nicht zugeordneten Werte stehen sollten
- Bei bestehenden Kontakten sind die Felder, in denen die neuen, nicht zugeordneten Werte stehen sollten, leer