Im Modul Reply-Management können Sie festlegen, wie Ihr System die Reply-Mails (Antwortmails) Ihrer Empfänger organisieren und darauf reagieren soll. Alle eingehenden Reply-Mails werden nach Ihren Vorgaben kategorisiert, verarbeitet und weitergeleitet. Das Reply-Management kann E-Mail-Antworten in mehreren Sprachen kategorisieren.
Auf diese Weise verhindern Sie, dass wichtige Reply-Mails in der Masse der zu erwartenden Abwesenheitsmails verloren gehen.
Hinweise:
- Um die Seite Reply-Management zu öffnen, gehen Sie zu Kontakte > Reply-Management.
- Wenn Sie auf die E-Mails Ihrer Kontakte mit automatischen Antworten reagieren wollen, lesen Sie bitte Kanal-Engagement - Automatische Antworten senden.
Zur Erinnerung: Hier ist das Onboarding-Video zum Thema Reply-Management:
Bevor Sie beginnen: Reply-Mails und Datenschutz (DSGVO)
Die Reply-Mails Ihrer Kunden enthalten personenbezogene Daten und fallen daher unter Gesetze zum Datenschutz wie die DSGVO. In diesem Zusammenhang werden Reply-Mails wie folgt behandelt:
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Abruf - Der einzige Weg, um alle Reply-Mails eines einzelnen Kontakts abzurufen, führt über eine Anfrage beim Emarsys Support. (Support-Ticket erstellen).
Sie können den Inhalt einer einzelnen E-Mail öffnen und manuell kopieren; wenn Sie jedoch die E-Mail-Kampagne, welche die Antwort ausgelöst hat, oder das Datum nicht kennen, wird sie möglicherweise schwierig zu finden sein. - Löschen - Das Löschen einer Reply-Mail aus der Inbox ist über die Plattformoberfläche nicht möglich. Dies kann nur mittels einer Anfrage beim Emarsys Support geschehen.
Automatisches Löschen nach 30 Tagen
Sie können den Emarsys Support bitten, unsere Löschfunktion (Purge) zu aktivieren; diese löscht umgehend all jene Reply-Mails in der Inbox, die älter als 30 Tage sind, und sorgt dafür, dass dies künftig automatisch geschieht. Die Situation ist dann wie folgt:
- Abruf - Reply-Mails werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sodass es nicht allzu schwierig sein sollte, einzelne Reply-Mails eines Kontakts zu finden und zu kopieren. Wenn Ihr Volumen jedoch so groß ist, dass Sie befürchten, eine Reply-Mail nicht aufzufinden, können Sie eine Anfrage an den Emarsys Support übergeben, in der Sie den Export aller E-Mails eines bestimmten Kontakts anfordern.
- Löschen - Da keine Reply-Mails länger als 30 Tage gespeichert werden und die DSGVO ein 30-Tage-Fenster für das Löschen vorsieht, erfüllen sich diese Anfragen von selbst und Sie brauchen nichts zu unternehmen.
Wenn Sie einen vollständigen Export aller bestehenden Reply-Mails benötigen, bevor diese gelöscht werden, kontaktieren Sie bitte den Emarsys Support.
Wenn Sie Reply-Mails für einen längeren Zeitraum speichern wollen, müssen Sie die Funktion Mit Aktionsbuttons weiterleiten verwenden, um die relevanten Reply-Mails an Ihren eigenen E-Mail Account weiterzuleiten.
Reply-Domain einrichten
Um für das Reply-Management eine eigene Domain einzurichten, müssen Sie eine Domain registrieren oder eine Subdomain erstellen.
- Lassen Sie sich von Ihrem Provider oder Netzwerkadministrator den MX-Eintrag der Domain oder Subdomain für Emarsys zeigen. Der Name-Server-Eintrag für den MX-Eintrag muss geändert werden.
- Wenn Sie den Eintrag über eine Administrationsoberfläche vornehmen, tragen Sie
mx.eemms.net
als Ziel in den MX-Eintrag der gewünschten Domain oder Subdomain ein. Alle anderen Einstellungen können unverändert bleiben. - Wenn Sie den Eintrag über eine Admin-Konsole vornehmen, geben Sie Folgendes in die Zonendatei der Domain/Subdomain ein:
IN MX 10 mx.eemms.net
- Wenn Sie den Eintrag über eine Administrationsoberfläche vornehmen, tragen Sie
- Bitte übermitteln Sie dem Emarsys Support den verwendeten Namen der Domain/Subdomain, damit wir die Domain/Subdomain für Ihren Account aktivieren können.
Domains/Subdomains, die in der Emarsys Anwendung bereits für die Anzeige von trackbaren Links eingerichtet und per C-Name-Eintrag auf Emarsys geändert wurden, können nicht verwendet werden.
Seite "Reply-Management" - Inbox
Das Tab Inbox zeigt eine Liste mit Reply-Mails an, die an Emarsys gesendet wurden.
Die Reply-Management Inbox kann nur Nachrichten mit weniger als 10MB anzeigen.
Die Liste kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
- Gehen Sie zu E-Mail und wählen Sie eine E-Mail aus, um die entsprechenden Reply-Mails anzuzeigen.
- Gehen Sie zu Kategorie und wählen Sie eine Reply-Mail-Kategorie aus.
- Gehen Sie zu Mailboxes und spezifizieren Sie eine Mailbox.
- Gehen Sie zu Zeitraum und wählen Sie ein Start- und ein Enddatum aus. Die Liste zeigt nur jene Reply-Mails an, die in diesem Zeitraum eingegangen sind.
Die Listenspalte E-Mail-Empfänger enthält die E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger; die Spalte Von zeigt in der Regel die gleiche E-Mail-Adresse an. Wenn diese E-Mail-Adressen nicht identisch sind, hat der Sender der Reply-Mail einen anderen E-Mail Account (eine andere E-Mail-Adresse, einen Alias) für seine Nachricht verwendet. Darüber hinaus enthält die Liste Spalten für die Betreffzeile Ihrer E-Mail, die Reply-Mail-Kategorie und das Datum, an dem die Reply-Mail gesendet wurde.
Reply-Mails filtern
Der Header-Abschnitt der E-Mail enthält Informationen über die Kampagne, an welche die Reply-Mail gesendet wurde. Um die ursprüngliche Kampagne zu identifizieren und die E-Mails zu sehen, filtern Sie nach den Adressen der Reply-Mailbox. Um auf sie zuzugreifen, klicken Sie Filter anzeigen.
Es gibt keine Resetfunktion für die Filtereinstellungen und Sie können diese nicht deaktivieren. Navigieren Sie einfach von der Seite weg, indem Sie zum Beispiel zum Tab „Aktion“ gehen und dann wieder zurückkehren. Dadurch werden die zuvor ausgewählten Filterwerte gelöscht.
Die meisten Server entfernen Informationen über die ursprüngliche Kampagne aus dem E-Mail-Header, wenn sie eine bestimmte E-Mail beantworten oder weiterleiten. Wenn der Header fehlt, kann das Reply-Management die ursprüngliche Kampagne, an welche die Antwort gesendet wurde, nicht identifizieren.
Nachricht anzeigen
Um detaillierte Informationen zu einer bestimmten Reply-Mail anzuzeigen, klicken Sie Nachricht anzeigen.
Seite "Reply-Management" - Aktionen
Auf dem Tab Aktionen können Sie festlegen, wie Reply-Mails behandelt werden sollen.
Neue Reply-Mailbox erstellen
Neue Reply-Mailboxes können wie folgt erstellt werden:
- Klicken Sie Neu erstellen, um den entsprechenden Dialog zu öffnen.
- Ersetzen Sie den String undefined durch einen String Ihrer Wahl. Das ist die Adresskomponente, die dem @-Zeichen vorangestellt ist; für den Domain-Namen, der dem @-Zeichen nachgestellt ist, können Sie entweder eemms.net (die Emarsys E-Mail Domain) oder eine bestehende benutzerdefinierte Domain/Subdomain verwenden.
Die Domain/Subdomain, die Sie angeben, ist für Emarsys E-Mails reserviert. Sie können keine E-Mail Domains verwenden, für die Sie bereits Inboxes mit anderen E-Mail-Servern eingerichtet haben.
Adresse löschen
Um eine Adresse zu entfernen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und klicken Sie Adresse löschen.
Sie können nur die Adressen löschen, die von Ihrem Benutzer erstellt wurden.
Reply-Mailbox bearbeiten
Definieren Sie, wie Reply-Mails behandelt werden sollen:
- Klicken Sie Bearbeiten.
- Für jede Kategorie können Sie eine der folgenden Aktionen auswählen:
- Mit Aktionsbuttons weiterleiten - Reply-Mails mit dieser Kategorie werden an die E-Mail-Adressen weitergeleitet, die Sie rechts eingeben. Sie können diese Reply-Adressen beim Erstellen einer Kampagne als Von-Adresse verwenden. Siehe: Mit Aktionsbuttons weiterleiten
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Weiterleiten - Reply-Mails mit dieser Kategorie werden an eine oder mehrere E-Mail-Adressen weitergeleitet, die Sie in der Spalte Weiterleiten an eingeben können. Mehrere E-Mail-Adressen müssen durch
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getrennt werden. Zum Beispiel:example1@yourdomain.com;example2@yourdomain.com;example3@yourdomain.com
- Ignorieren - Reply-Mails mit dieser Kategorie können ignoriert werden, z.B. Abwesenheitsmails.
Reply-Mail löschen
Wenn Sie wollen, dass das System die Reply-Mails automatisch löscht, nachdem die definierte Aktion ausgeführt wurde, aktivieren Sie die Option Löschen.