Il y a beaucoup à faire, et cela prendra du temps, mais ne vous laissez pas décourager par l'ampleur de la tâche qui nous attend. Nous avons déjà onboardé avec succès des milliers de clients, et nous savons que le secret de la réussite réside dans la transparence, une bonne communication et une bonne préparation.
Sommaire
Avant de commencer votre onboarding, voici une vidéo qui vous donnera un aperçu de la Plateforme Marketing Emarsys :
Votre parcours d'onboarding
Si vous lisez cet article pour la première fois, vous venez probablement de signer le contrat avec Emarsys et l'heure tourne.
Votre entreprise devrait déjà avoir fourni à Emarsys les informations relatives à votre base de données de contacts, vos prévisions de croissance et votre stratégie commerciale, et avoir désigné un chef de projet pour gérer les choses en interne. De notre côté, nos consultants en solutions ont préparé un document de transmission à l'intention de l'équipe d'implémentation, qui décrit vos besoins en matière de marketing et l'ensemble des fonctionnalités que vous avez souscrites (voir la rubrique Who's Who de l'intégration pour obtenir une liste des fonctions impliquées pour les deux parties).
Nous devons maintenant travailler ensemble de manière à accélérer et faciliter votre onboarding et ainsi vous permettre de commencer à rentabiliser votre investissement.
Nous décomposons le parcours d'onboarding en cinq étapes distinctes :
Chaque étape comporte différents jalons que vous devrez franchir.
Étapes clés
Il s'agit des étapes clés de votre parcours, avec leurs pré-requis et les étapes suivantes qui en dépendent.
1. Création de comptes
Nous souhaitons créer vos comptes d'accès à la Plateforme Emarsys dès que possible. C'est un pré-requis pour tout le reste. Le nom du compte étant référencé dans l'ensemble de notre système, sa modification ultérieure engendrera des coûts en termes de ressources. Veuillez choisir les noms de vos comptes dès que possible et les conserver.
Vous devez :
Choisir le nom que vous souhaitez donner à votre/vos compte(s) et le communiquer à votre interlocuteur Emarsys.
Vous devez le faire le plus tôt possible (idéalement avant l'Appel de lancement).
2. Désignation du propriétaire de compte
Le propriétaire de compte est l'utilisateur qui est responsable de la création et de la maintenance de tous les profils utilisateur de votre compte, ainsi que de la configuration de leurs autorisations et des paramètres de sécurité du compte.
Vous devez :
Déterminer qui de vos collègues assumeront ce rôle (il peut y en avoir plusieurs) et nous transmettre les noms et adresses email de ces personnes. Nous créerons ensuite leurs profils et déclencherons le processus de vérification automatique qui leur permettra de se connecter et de définir leurs mots de passe. Nous créerons également des comptes utilisateurs pour eux dans notre portail d'aide afin qu'ils puissent prendre connaissance de leur rôle et de leurs responsabilités.
Les propriétaires de compte ne sont pas seulement responsables de la gestion des profils et des autorisations des utilisateurs, ils établissent également les connexions aux dossiers WebDAV et SFTP et créent les utilisateurs de l'API. Il est donc recommandé qu'au moins l'un d'entre eux ait une fonction technique (par exemple, spécialiste des données).
Pour en savoir plus, lisez ceci :
- A propos des Propriétaires de Compte
- Créer et gérer des utilisateurs
- Paramètres de sécurité de votre compte
Vous devez faire ceci dès que vous avez choisi le nom du compte.
3. Intégration des données
Les données sont au cœur de tout ce que nous faisons chez Emarsys. L'importation de vos données de contact, produits et de vente existantes et la configuration de leur synchronisation quotidienne sont des pré-requis pour pouvoir utiliser chacun de nos produits.
Vous devez :
- Décider des méthodes que vous utiliserez pour collecter et synchroniser les données.
- Vous assurer que vos fichiers de données sont formatés selon nos normes.
Votre spécialiste des données peut commencer à planifier l'intégration des données avant même la création de votre compte. Il doit se familiariser avec les éléments suivants :
- Préparer votre fichier de données produits
- Préparer votre fichier de données de vente
- Lignes directrices CSV
Si vous utilisez nos canaux mobiles, vous devrez également lire ceci :
4. Collecte de données
Outre la migration de vos données de contact, produits et de vente vers Emarsys, vous devez également collecter toutes les interactions quotidiennes de vos clients sur votre site web. Vous pouvez le faire dès que votre compte a été créé et que vous avez votre ID marchand.
Vous devez :
Transmettre ce lien à votre spécialiste web afin qu'il puisse commencer à préparer l'intégration de nos commandes JavaScript sur votre site web :
Si vous entretenez une version mobile dédiée de votre site web ou avez une app mobile, assurez-vous d'y ajouter aussi les scripts de collecte de données Web Extend. Pour plus d'informations sur les intégrations de plateformes mobiles, voir :
5. Envoyez vos premiers messages tests
Dès que votre compte a été créé et que vos données sont en cours de préparation, vous pouvez commencer à télécharger les créations de votre marque et à configurer vos messages sur tous les canaux que vous utiliserez. Pour la plupart des canaux, vous pouvez déjà envoyer des campagnes tests sans nécessiter une intégration complète des données avec votre magasin en ligne ou toute autre plateforme externe.
Vous devez :
- Définir la marque de votre message sur chaque canal (à partir des adresses email, du nom de l'expéditeur de SMS, etc.).
- Télécharger vos polices et images d'entreprise dans la base de données média.
Pour en savoir plus, lisez ceci :
6. Activer l'envoi d'emails de votre compte
Il s'agit du dernier grand jalon avant le lancement du plan de ramp-up qui permettra de faire migrer vos campagnes email actuelles vers notre infrastructure.
Vous devez :
Suivre attentivement nos lignes directrices de conformité et apporter les modifications nécessaires à vos processus d'inscription de contact et de confidentialité des données.
Pour en savoir plus, lisez ceci :
7. Migration Email
La dernière étape de votre parcours d'onboarding consiste à transférer vos campagnes email existantes vers l'infrastructure d'envoi d'Emarsys.
Nous procédons graduellement : nous commençons par envoyer vos campagnes les plus importantes à une petite partie de vos contacts les plus réactifs, puis nous augmentons progressivement le volume à mesure que les FAI acceptent vos nouvelles adresses IP et que votre réputation d'expéditeur est établie.
Vous devez :
Déplacer les créations de vos campagnes email les plus importantes vers votre compte Emarsys et créer les programmes automatisés qui les lanceront.
Pour en savoir plus, lisez ceci :
Combien de temps cela va-t-il prendre ?
D'après notre expérience, une implémentation de 30 jours est possible pour le forfait de base avec uniquement le canal Email, en fonction de la taille de votre base de données de contact, de la qualité de vos données et des ressources techniques dont vous disposez. Les forfaits Advanced et Premium prennent plus de temps, généralement jusqu'à 90 jours, en fonction du nombre de canaux utilisés et de la complexité de l'intégration des données.
C'est le temps qu'il faut compter avant que vos campagnes de marketing digital actuelles soient entièrement migrées vers Emarsys, et que vous puissiez commencer à les développer et à les améliorer grâce à notre technologie.
Ce qui varie, c'est votre période de ramp-up de l'Email, à savoir la période pendant laquelle vous établissez votre nouvelle réputation d'expéditeur. Cette période peut aller d'une semaine à trois mois, en fonction du contenu, de la fréquence, du volume et de votre réputation d'expéditeur. Il s'agit généralement de la phase la plus longue de l'onboarding. Il est donc important que vous réalisiez votre auto évaluation de la conformité de l'Email et que vous lisiez notre guide de ramp-up afin de pouvoir planifier et commencer votre migration le plus tôt possible.
Si notre parcours d'onboarding avait une maxime, ce serait : Hâtez-vous lentement.
Avec nous, vous jetez les bases de la future réussite de votre marketing. Ainsi, en faisant les choses correctement maintenant, vous vous épargnerez des corrections (et donc des dépenses) ultérieures.
C'est notamment l'occasion de nettoyer vos données avant de les migrer. N'oubliez pas qu'il est beaucoup plus facile d'augmenter la taille d'une liste de qualité que d'améliorer la qualité d'une liste importante.
Tirer le meilleur parti de l'onboarding
Voici nos conseils pour tirer le meilleur parti de votre parcours d'onboarding avec Emarsys.
- Préparez, préparez et préparez
Le temps, c'est de l'argent, et c'est d'autant plus vrai lors de la migration vers une nouvelle plateforme technologique. Pour ne pas perdre une seule journée inutilement, assurez-vous de disposer de toutes les informations et ressources nécessaires bien à l'avance.
Plus vous passerez de temps à préparer chaque étape et plus vous pourrez prendre de décisions à l'avance, plus le processus sera rapide et fluide. - Impliquez votre équipe
La plupart des étapes de l'onboarding requièrent des connaissances spécialisées. Demandez donc à votre équipe de projet de lire la documentation relative à l'onboarding et de vous faire part de toute incertitude à ce sujet. Pour obtenir une liste des fonctions requises, voir : Who's Who de l'intégration. - Travaillez en parallèle
Encouragez tous les membres de votre équipe de projet à s'atteler le plus tôt possible à leurs tâches. Cela ne doit pas être considéré comme une démarche linéaire, mais comme un effort d'équipe simultané. Les dépendances entre les tâches apparaîtront clairement, ce qui vous permettra de planifier et d'affecter vos ressources plus efficacement. - Regardez toujours la situation dans son ensemble
Votre plus grand avantage sur vos concurrents est qu'Emarsys a une approche unifiée et cohérente de l'engagement omnicanal avec votre base de clients, s'appuyant fortement sur les dernières technologies basées sur l'IA.
Mais nous ne pouvons rendre cette personnalisation one-to-one possible qu'à condition que tous les modules de votre plateforme fonctionnent correctement. Ne faites aucun compromis concernant l'installation !
En d'autres termes, même s'il est tentant de mettre de côté un aspect particulier de l'onboarding qui vous pose problème, ne le faites pas. Faites les choses correctement dès maintenant pour ne pas avoir de regrets plus tard.
Aide et support chez Emarsys
Identifiez les membres clés de votre équipe d'onboarding et veillez à ce qu'ils aient les bons accès à ce Portail d'aide et à notre outil de gestion de projet.
Durant la phase d'onboarding, toutes les communications et remontées de problèmes devront être adressées à nos Consultants Implémentation via cet outil de gestion de projet. Vous bénéficierez ensuite du support de notre équipe Services professionnels via le Portail d'aide.
En plus de ces outils, nous effectuerons des points téléphoniques réguliers (hebdomadaires). Vous fixerez les dates avec votre Consultant Implémentation.
Nous mettons également à votre disposition un certain nombre d'articles pour vous aider à utiliser notre plateforme et notre Portail d'aide, et pour vous conseiller sur la manière de faire une demande de support et sur ce à quoi vous devez vous attendre lorsque vous le faites.
N'oubliez pas que le nombre de personnes pouvant émettre des tickets de support dépend de votre forfait Support. Si vous n'êtes pas certain d'avoir le forfait adapté à vos besoins, veuillez contacter votre Consultant Implémentation ou votre Success Manager pour discuter d'une mise à niveau.
L'Emarsys Academy
Votre parcours d'onboarding se terminera par un programme de formation sur mesure destiné à vos utilisateurs finaux.
Nous proposons trois forfaits de formation :
- Formation animée par un Training Manager
Une formation sur mesure peut être organisée en fonction de votre forfait et de la disponibilité d'un Training Manager dans votre pays ou votre région. - Formation animé par votre Consultant Implémentation
Le CI affecté à votre projet vous assistera dans vos modules de formation. - Formation en libre-service
Vous et votre équipe êtes responsables du visionnage des tutoriels en ligne sur ce Portail d'aide. Notre nouveau logiciel de gestion de l'apprentissage en ligne, Emarsys Academy, est actuellement testé par les clients participant à la phase pilote.
La formation se compose de tutoriels vidéo, suivis de tests en ligne. Les utilisateurs ayant terminé avec succès le module de formation reçoivent un certificat.
Nous vous recommandons de passer la certification juste avant de commencer à travailler avec la plateforme, afin de pouvoir mettre immédiatement en pratique ce que vous avez appris. Toutefois, vous pouvez visionner les vidéos de formation de manière anticipée si vous le souhaitez :