La page Importation de données permet d'effectuer des importations manuelles ad hoc et de programmer des importations automatiques régulières de vos données de contact dans la plateforme Marketing Emarsys. Emarsys.
Guides d'utilisation
Lectures supplémentaires
Pour rappel, voici la vidéo d'introduction à l'importation et à l'exportation de données de contacts :
Qu'est-ce que l'importation de données ?
L'importation de données fournit un assistant facile à utiliser pour importer des fichiers de données externes dans Emarsys et s'assurer que tous les champs sont correctement appariés.
Il existe deux types d'importations : les importations manuelles et les importations automatiques. Les importations manuelles permettent des téléchargements uniques, tandis que les importations automatiques peuvent être configurées pour des événements de synchronisation réguliers.
Il s'agit de la méthode que vous utiliserez probablement pour le téléchargement initial de vos contacts pendant la phase d'onboarding (ce téléchargement peut être manuel ou automatique, en fonction de la taille de votre base de données).
Vous pouvez également utiliser l'importation manuelle pour télécharger toutes vos inscriptions hors ligne collectées à partir de prospectus, de foires commerciales, etc.
L'importation de données est conçue pour les utilisateurs ayant peu de connaissances techniques. Si vous disposez des ressources techniques nécessaires pour utiliser l'API Emarsys, nous vous recommandons cette méthode pour de meilleures performances et une synchronisation en temps réel.
Comment ça marche ?
Importations manuelles
Dans le cas d'une importation manuelle, vous téléchargez un fichier CSV à partir d'une source locale, vous associez les champs et les valeurs à vos champs Emarsys et vous l'importez. L'importation est traitée en arrière-plan et vous recevez une notification lorsqu'elle est terminée.
L'importation nécessite un champ d'identifiant unique qui est utilisé pour vérifier si un contact existe ou non. De nouveaux contacts sont créés dans votre base de données Emarsys, les contacts existants sont mis à jour. Pour tous les champs, les nouvelles valeurs remplaceront les anciennes, à l'exception de opt-in email.
Pour plus d'informations, voir Associer les champs et les valeurs du fichier chargé.
Importation automatique
Avec les importations automatiques, vous définissez un emplacement où Emarsys vérifiera régulièrement les fichiers qui suivent une certaine convention d'appellation, puis les importera.
Tous les contacts importés via l'importation automatique sont sauvegardés dans l'application Emarsys sous la forme d'une liste de contacts.
Pour configurer une importation automatique, vous aurez besoin d'un fichier exemple. Il permet d'associer les champs et les valeurs et de vérifier que les délimiteurs de texte et de champ sont corrects. Il est ensuite éliminé (aucun contact du fichier exemple n'est importé).
Un fichier exemple ne doit comporter qu'un ou deux contacts réels, mais ceux-ci doivent avoir les caractéristiques suivantes :
- Tous les champs qui seront inclus dans les fichiers d'importation, dans le même ordre que les fichiers d'importation.
- Toutes les valeurs possibles pour tous les champs à choix multiples et à choix unique dans les fichiers d'importation.
Prétraitement
Les importations automatisées prennent également en charge ce que l'on appelle le prétraitement, qui permet de décompresser et d'importer automatiquement des fichiers cryptés. Le prétraitement peut être configuré par Emarsys dans le cadre de la configuration de l'importation automatique, et repose sur le fait que le mot de passe de chaque fichier reste le même. PGP (Pretty Good Privacy) et GPG (GNU Privacy Guard) sont tous deux pris en charge.
Emarsys prend en charge les formats de compression standard suivants : .zip, .rar, .arj, .tar, .tgz, .7z.
Pour en savoir plus, veuillez contacter le Support Emarsys.
Gestion d'opt-in
Le champ d'opt-in email est géré par les importations comme suit :
Pour les nouveaux contacts
Il vous est demandé de définir le statut d'opt-in dans les paramètres d'importation.
Pour les contacts existants
La gestion des doublons traite le champ d'opt-in de la manière suivante :
- Si le champ d'opt-in dans le fichier d'importation et dans votre compte a la même valeur, le contact fusionné conservera cette valeur et l'historique du champ sera mis à jour avec l'horodatage le plus récent des deux versions.
- Si le fichier d'importation a la valeur
FALSEet que votre compte a la valeurTRUE, le contact fusionné aura la valeurFALSE. - Si le fichier d'importation a la valeur
NULLet que votre compte a la valeurFALSE, le contact fusionné aura la valeurFALSE. - Si le fichier d'importation a la valeur
NULLet que votre compte a la valeurTRUE,le contact fusionné aura la valeurFALSE. - Si le fichier d'importation a la valeur
TRUEet que votre compte a la valeurFALSE, le contact fusionné aura la valeurFALSE. - Si le fichier d'importation a la valeur
TRUEet que votre compte a la valeurNULL, le contact fusionné aura la valeurTRUE.
Le champ d'opt-in ne doit jamais contenir de chaîne vide, car elle sera traitée comme une valeur non valide. Utilisez plutôt NULL.
Pourquoi devrais-je utiliser l'importation de données ?
Le principal cas d'utilisation de l'importation de données est lorsque vous utilisez Emarsys comme base de données de contacts principale et qu'il existe des scénarios dans lesquels l'utilisation de l'API Emarsys n'est pas appropriée, par exemple le téléchargement de listes de contacts collectés hors ligne.
C'est également l'option de repli si vous ne disposez pas des ressources techniques nécessaires pour gérer le transfert de vos données de contact via l'API.
Enfin, vous pouvez utiliser les importations automatiques pour déclencher des programmes automatisés.
Fonctionnalités prises en charge
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes sur la page Importation de données :
- Vérifier vos importations actuelles
- Vérifier l'historique de vos importations
- Lancer une importation manuelle
- Configurer une importation automatique
- Modifier une importation
- Interrompre une importation
- Associer les champs et les valeurs du fichier de chargement
- Modifier la correspondance entre les champs d'une importation automatique existante
Commencer à utiliser l'importation de données
Avant de commencer à utiliser l'importation de données
Dans le cas des importations manuelles, les éléments suivants doivent être pris en compte :
- Seuls les fichiers CSV peuvent être téléchargés.
- Lorsque vous lancez une importation manuelle, veuillez noter que les fichiers ne doivent pas dépasser 64 Mo.
Si vos exigences sont différentes, vous devriez envisager de mettre en place une importation automatique.
Dans le cas des importations automatiques, les éléments suivants doivent être pris en compte :
- Vous devrez stocker le fichier à charger quelque part. Pour ce faire, vous devrez utiliser :
- Lorsque vous configurez une importation automatique, veuillez tenir compte du fait que, bien qu'il soit possible de télécharger des fichiers individuels de plus de 1 Go avec WebDAV ou SFTP, il est fortement recommandé de maintenir la taille des fichiers téléchargés en dessous de 1 Go. Des téléchargements répétés de plus de 1 Go peuvent rapidement épuiser l'espace temporaire dévolu au traitement, ce qui entraîne l'échec des téléchargements.
Emarsys vérifie la présence de nouveaux fichiers sur le WebDAV toutes les minutes, sur les serveurs SFTP ou FTPS toutes les heures.
Les listes de contacts créées par l'importation de données de contact seront archivées après une période fixe si elles ne sont pas utilisées dans un segment, un programme Automation Center ou une campagne. La date d'archivage dépend des paramètres spécifiques du client et du compte. Veuillez contacter le support Emarsys pour connaître la période exacte.
Conventions de dénomination des fichiers
En général, essayez d'éviter d'utiliser le caractère space dans vos noms de fichiers. Utilisez plutôt un trait de soulignement, par exemple. L'utilisation de space n'entraîne pas de message d'erreur mais peut provoquer des dysfonctionnements.
L'importation de contacts échouera si la partie du nom de fichier que le caractère générique représente commence par un caractère space. Le fichier ne sera pas trouvé ni reconnu.
Exemple
filename: EDW_Contact_Feed 2021-06-30_115346.csv
nom de fichier avec caractères génériques : EDW_Contact_Feed*.csv
Dans le scénario ci-dessus, le fichier n'est pas reconnu alors qu'il devrait l'être selon la logique des caractères génériques. La raison en est que le caractère initial est un space. Une solution pourrait consister à utiliser le caractère générique de la manière suivante :
filename: EDW_Contact_Fee*.csv
FAQ sur l'importation de données
Non, vous ne pouvez créer que de nouvelles listes, mais il existe deux solutions :
- Incluez un champ unique dans le fichier d'importation (par exemple, nommé d'après le nom de l'importation automatique) et créez un segment qui filtre les contacts ayant la valeur appropriée pour ce champ.
- Utilisez le nœud d'entrée Automation Center À l'importation automatique et faites-le suivre d'un nœud Enregistrer la liste de contacts, avec le paramètre Ajouter les nouveaux contacts à la liste existante activé.
Vous ne pouvez pas importer plus d'un fichier manuellement via l'assistant d'importation. Pour cela, vous devez configurer une importation automatique. Les importations automatiques récupèrent tous les fichiers qui sont correctement téléchargés dans le dossier de stockage.
Les serveurs SFTP ou FTPS sont les protocoles de transfert les plus sûrs disponibles et nous vous conseillons de les utiliser si vous disposez des ressources techniques nécessaires. Emarsys vérifie ces sources externes une fois par heure et les fichiers importés avec succès sont supprimés de la source.
Un WebDAV est une source sécurisée SSL hébergée et maintenue par Emarsys. C'est pratique pour de nombreux clients car le Support Emarsys l'installe pour vous (gratuitement) et tout ce que vous avez à faire est d'utiliser une application client appropriée telle que Bitkinex ou Cyberduck pour accéder au dossier, ou de programmer des mises à jour automatiques directement à partir de votre CRM.
Emarsys vérifie le WebDAV de chaque compte toutes les minutes et traite les nouveaux fichiers qu'il y trouve. Les fichiers traités sont sauvegardés sur le WebDAV avec la convention d'appellation suivante :
- filename.csv.done - pour les importations réussies.
- filename.csv.error pour les importations infructueuses. Une notification contenant les détails de l'erreur sera envoyée au centre de notifications.
- filename.csv.ignore pour les fichiers dont les noms ne correspondent pas à la convention de dénomination définie pour l'un des imports automatiques activés.
Remarque : si vous utilisez un fichier de compression, le fichier d'importation sera extrait vers le WebDAV et renommé comme ci-dessus, et le fichier de compression sera supprimé.
Nous recommandons d'inclure les parties statiques et dynamiques dans les noms de fichiers. La partie statique doit être claire et facilement compréhensible, idéalement en rapport avec un aspect de votre stratégie de cycle de vie client, tandis que la partie dynamique (par exemple un horodatage) permettra de différencier les fichiers individuels. La partie dynamique est représentée par un astérisque * dans le champ de la convention d'appellation.
Exemples
- Si vous n'avez besoin que d'une seule configuration d'importation automatique, vous pouvez utiliser une convention d'appellation simple telle que .csv. Cela signifie que chaque fichier .csv placé dans le dossier source sera traité.
- Si vous utilisez plus d'une importation automatique, nous vous recommandons de faire correspondre la partie statique au nom de l'importation automatique, et de conserver la partie dynamique pour un horodatage. De cette manière, vous pouvez définir la convention d'appellation pour l'importation automatique leads convertis comme : converted-leads-*.csv, puis nommer chaque fichier individuel : converted-leads-2015-02-12.csv
Veuillez noter que les noms de fichiers sont sensibles à la casse.
Un fichier d'exemple est nécessaire pour qu'Emarsys sache à quels champs s'attendre dans les fichiers d'importation et comment les faire correspondre, ainsi que leurs valeurs, aux champs existants dans la base de données d'Emarsys. Si vous apportez des modifications, même mineures, aux fichiers d'importation, vous devez télécharger un nouveau fichier d'exemple basé sur le nouveau fichier d'importation.
Un fichier échantillon doit contenir tous les champs attendus, dans l'ordre correct et avec toutes les valeurs possibles pour tous les champs à choix multiples et à choix unique.
Non. Emarsys ne s'intéresse qu'aux paramètres du fichier et aux champs et valeurs.
Pour la plupart des comptes Emarsys, seul le codage UTF-8 est pris en charge. La seule exception concerne les comptes de l'environnement www.emarsys.net, qui ne prennent que Latin-1 en charge.
Veillez à télécharger vos fichiers contenant uniquement des caractères latins-1, mais avec un encodage UTF-8, afin d'éviter tout problème.
Veuillez noter qu'Emarsys ne vérifie pas l'encodage utilisé. Si vous utilisez un autre encodage, les données de contact que vous importez peuvent être corrompues et inutilisables.
Le fichier d'importation lui-même doit être un fichier CSV. Cependant, vous pouvez compresser ce fichier. Les formats de compression suivants sont pris en charge : .zip, .rar, .arj, .tar, .tgz, .7z.
Si vous souhaitez utiliser un format de fichier compressé, assurez-vous d'inclure la convention de dénomination du fichier de compression et tout mot de passe requis pour l'ouvrir.
Cela remplit le champ Langue d'inscription. C'est uniquement au cas où vous souhaitez segmenter vos contacts en fonction de la langue, par exemple lorsque vous envoyez des newsletters en plusieurs langues.
La modification des paramètres linguistiques du fichier d'importation peut avoir deux effets :
- Les noms et valeurs des champs
Si une langue de fichier est définie, Emarsys utilisera cette langue pour faire correspondre les champs et leurs valeurs dans le fichier d'importation. Veuillez noter que vous devez fournir les traductions appropriées pour tous les champs personnalisés inclus, dans la ou les langues respectives. - Le format de la date
Certains formats de date sont associés à des langues différentes. Emarsys vérifiera le format de la date dans le fichier d'exemple et, s'il ne correspond pas à la langue, une erreur sera affichée dans l'assistant d'importation automatique. Les formats de date pris en charge sont les suivants :- AA-MM-JJ
- JJ.MM.AA
- MM/JJ/AA
- JJ/MM/AA
- Il s'agit d'une précaution que nous prenons pour nous assurer que le même fichier ne peut pas être importé deux fois.
Les configurations d'importation automatique qui ont été mises en place avant la sortie de la version 8.2 d'Emarsys (février 2015) peuvent encore avoir des paramètres qui ne sont pas encore pris en charge par la nouvelle fonctionnalité d'importation, ou qui ont depuis été remplacés par une fonctionnalité améliorée. Parmices fonctionnalités, on peut citer l'opt-in de newsletter, la campagne à l'importation ou la gestion des doublons. Si vous souhaitez modifier ces importations automatiques, veuillez contacter le support Emarsys.