Vous trouverez ici des instructions sur la manière de travailler avec l'importation de données. Cela est accessible dans le menu Contacts, Importation de données.
Pour rappel, voici la vidéo d'introduction à l'importation et à l'exportation de données de contacts :
Vérification des importations en cours
Les importations en cours, qu'elles soient manuelles ou automatiques, peuvent être consultées dans l'onglet Importations en cours de la page d'aperçu Importation de données.
Vous obtenez ainsi une description complète du contenu du fichier d'importation, y compris le nombre d'entrées qui seront créées en tant que nouveaux contacts et le nombre d'entrées qui seront fusionnées avec des contacts existants.
Si aucune importation n'est active, vous pouvez lancer une importation manuelle.
Cliquez sur Importer un fichier, vous pouvez configurer une importation manuelle ou une importation automatique.
Consulter l'historique des importations
Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de toutes vos importations précédentes sur l'onglet Historique.
Vous pouvez également lancer le processus de création d'une importation manuelle ou automatique en cliquant sur Importation de données.
Un délimiteur de champ est appelé Délimiteur dans le menu Paramètres avancés. Un qualificatif de texte est appelé un Séparateur.
Cohérence des données
La cohérence des données que vous souhaitez importer joue un rôle crucial dans la réussite de l'importation manuelle de données. Si vous importez un fichier avec des doublons, il n'est pas possible de savoir quelle valeur finira par être celle du contact sur la plate-forme Emarsys. La raison en est que notre algorithme d'importation n'effectue pas un travail d'importation linéaire, mais consiste en plusieurs processus d'importation simultanés. Il ne s'agit pas d'un processus traditionnel ligne par ligne ou de haut en bas.
Supposons que vous ayez trois valeurs différentes pour le même champ dispersées dans votre fichier à importer et que la bonne valeur pour ce champ se trouve au bas de l'écran. Cette valeur a la même chance d'être retenue comme valeur finale que les deux autres valeurs qui la précèdent. Ainsi, si vous obtenez la valeur souhaitée, c'est tout simplement de la chance.
Prenons l'exemple suivant, où la valeur de l'âge pour le contact 1111 pourrait être n'importe laquelle de ces trois valeurs :
Line 1 -> Contact 1111 -> Age = 11
Line 200 -> Contact 1111 -> Age = 22
Line 3000 -> Contact 1111 -> Age= 33
Le nettoyage du fichier à importer, c'est-à-dire l'élimination des données en double, doit être effectué avant de procéder à l'importation manuelle, faute de quoi la qualité des données ne peut être garantie.
Lancer une importation manuelle
Les étapes Associer les champs et Associer les valeurs des assistants d'importation manuelle et d'importation automatique sont identiques et font l'objet d'un chapitre distinct, ci-dessous. Dans ce chapitre, nous nous concentrons sur les étapes propres au processus d'importation manuelle.
Pour lancer une importation manuelle, cliquez sur Importation de fichiers dans l'onglet Importations actuelles ou sur l'onglet Historique de la page d'aperçu Importation de données, puis sélectionnez Importation manuelle de fichiers dans la fenêtre contextuelle.
Faites glisser et déposez un fichier à l'intérieur des lignes pointillées ou cliquez sur Sélectionner un fichier pour en rechercher un localement.
Veuillez noter les limitations concernant le format et la taille :
- Les fichiers d'importation doivent être au format .csv.
- Lorsque vous lancez une importation manuelle, veuillez noter que les fichiers ne doivent pas dépasser 64 Mo.
Pour les étapes Associer les champs et Associer les valeurs de l'assistant, voir le chapitre Associer les champs et les valeurs du fichier téléchargé.
Dans l'étape Terminer, vous pouvez définir un nom pour la liste de contacts qui sera créée à partir du fichier importé et déclencher l'importation.
Mise en place d'une importation automatique
Les étapes Associer les champs et Associer les valeurs des assistants d'importation manuelle et d'importation automatique sont identiques et font l'objet d'un chapitre distinct, ci-dessous. Dans ce chapitre, nous nous concentrons sur les étapes propres au processus d'importation automatique.
Pour toute question relative à la configuration de l'importation automatique, voir FAQ de l'importation automatique.
Pour lancer une importation automatique, cliquez sur Importation de fichiers dans l'onglet Importations actuelles ou Historique de la page d'aperçu Importation de données, puis sélectionnez Créer une importation automatique dans la fenêtre contextuelle.
Lorsque vous configurez une importation automatique, veuillez tenir compte du fait que, bien qu'il soit possible de télécharger des fichiers individuels de plus de 1 Go avec WebDAV ou SFTP, il est fortement recommandé de maintenir la taille des fichiers téléchargés en dessous de 1 Go. Des téléchargements répétés de plus de 1 Go peuvent rapidement épuiser l'espace temporaire dévolu au traitement, ce qui entraîne l'échec des téléchargements.
Paramètres du fichier source
Dans cette étape de l'assistant, vous devez d'abord saisir un nom pour votre importation automatique.
Vous définissez ensuite le nom de la liste de contacts qui sera créée après chaque importation réussie. Deux options sont possibles :
- Basé sur le nom de l'importation automatique - avec un horodatage ajouté, par exemple : nom de l'importation automatique AAAA-MM-JJ HH:MM
- En fonction du nom du fichier téléchargé
Ensuite, vous devez définir où chercher le fichier d'importation.
Il peut se trouver sans :
- WebDAV Emarsys
- Une source distante
Dans ce dernier cas, vous devez définir un chemin d'accès à la source distante ainsi que les informations d'identification permettant d'y accéder.
Si vous sélectionnez sftp comme source et Clé comme Type d'authentification, vous pouvez sélectionner votre clé précédemment créée dans le menu déroulant.
Veuillez noter que si vous utilisez l'identification par mot de passe sur l'hôte distant, le mot de passe ne peut pas contenir les caractères suivants : "/", "\" et "#".
Emarsys vérifiera ces informations d'identification à la fin de l'assistant. En cas d'erreur, un message s'affiche dans le centre de notifications.
Vous devez maintenant définir les paramètres du fichier d'importation.
Vous devez spécifier un nom de fichier. Il s'agit d'une étape cruciale car vous pouvez configurer de nombreuses importations automatiques dans votre compte, et Emarsys doit savoir exactement quelle convention de dénomination s'applique à quelle configuration d'importation. Vous pouvez utiliser le caractère générique "*" pour gérer les parties dynamiques du nom de fichier, telles que les horodatages.
- Exemple 1 : "*.csv" importe tous les fichiers portant l'extension .csv.
- Exemple 2 : "newsletter*.csv" n'importera que les fichiers CSV commençant par "newsletter".
Important:
- Veuillez noter que les noms de fichiers sont sensibles à la casse.
- Veuillez utiliser uniquement les caractères suivants pour spécifier le nom du fichier :
A-Z,a-z,0-9et_. Les caractères spéciaux ne sont pas pris en charge.
Enfin, indiquez la convention de dénomination et le mot de passe pour le fichier de compression, si un tel fichier est utilisé.
La plate-forme n'extraira que les fichiers définis dans le champ Nom de fichier de compression. Ceux-ci ne seront pas automatiquement téléchargés.
Exemple :
Vous avez un dossier contenant plusieurs fichiers qui suivent la convention d'appellation :
-
_data.csv(Vous devez les télécharger). -
_info.csv(Vous devez les télécharger.) -
_compressed.csvIls peuvent contenir des fichiers_data.csv. -
_overhead.csv(Vous ne devez pas les télécharger).
Vous aurez besoin de deux importations automatiques pour télécharger tous les fichiers se terminant par _data.csv et _info.csv.
Importation automatique 1 :
- Nom du fichier :
*_data.csv - Nom du fichier de compression :
*_compressed.csv
Importation automatique 2 :
- Nom du fichier :
*_info.csv
Ces deux importations automatiques téléchargeront les fichiers _data.csv et _info.csv même s'ils sont empaquetés dans les fichiers _compressed.csv . Toutefois, les fichiers _overhead.csv ne seront pas téléchargés.
Exemple de fichier
Vous devez maintenant télécharger un fichier d'exemple.
Le fichier d'exemple ne doit contenir qu'un ou deux contacts, mais doit contenir tous les champs que vous utiliserez dans vos fichiers d'importation, dans le même ordre et avec toutes les options pour les champs à choix unique et à choix multiple.
Un fichier d'exemple est nécessaire pour qu'Emarsys sache à quels champs s'attendre dans les fichiers d'importation et comment les faire correspondre, ainsi que leurs valeurs, aux champs existants dans la base de données d'Emarsys.
Si vous apportez des modifications, même mineures, aux fichiers d'importation, vous devez télécharger un nouveau fichier d'exemple basé sur le nouveau fichier d'importation.
Aucun contact n'est importé à partir du fichier d'exemple.
Pour les champs à choix unique et à choix multiples, le champ et toutes les valeurs disponibles doivent déjà exister dans Emarsys.
Lorsque le fichier est téléchargé, vous passez automatiquement à l'étape suivante : Correspondance entre les champs et les valeurs du fichier de téléchargement.
Correspondance entre les champs et les valeurs du fichier de téléchargement
Il est essentiel de faire correspondre correctement les champs et les valeurs pour s'assurer que vos données de contact sont stockées correctement et peuvent être utilisées pour la segmentation et la personnalisation.
Vous devez vous assurer que vos données sont stockées dans le type de champ approprié avant de les importer, et que ces champs correspondent à des champs du même type dans Emarsys. L'enregistrement des données dans le mauvais type de champ rend la segmentation plus difficile et peut entraîner des erreurs.
Champs de correspondance
Dans cette étape de l'assistant, vous devez faire correspondre les champs de vos importations - cette étape est identique pour les importations manuelles et automatiques.
Paramètres
Dans la section Paramètres, sélectionnez les Identifiant unique, Déclarations d'opt-in et Langue de contact à utiliser pour le fichier importé.
L'identifiant unique doit être défini pour pouvoir traiter les adresses électroniques dupliquées.
Le paramètre Déclarations d'opt-in est obligatoire, les options disponibles sont les suivantes :
- Inclure tous les contacts de cette importation Tous les contacts importés sont marqués comme inscrits (Opt-in) =
True. - Dans le fichier Le paramètre opt-in est inclus dans le fichier. Vous devez sélectionner le champ dont il s'agit.
- Statut non défini Aucune action n'est entreprise en ce qui concerne l'opt-in.
- Désinscrire tout le monde dans cette importation Tous les contacts importés sont marqués comme Opt-in =
Faux.
La liste déroulante Langue du contact remplira le champ Langue d'inscription pour tous les contacts de l'importation.
Paramètres avancés
Affichez le site Paramètres avancés si vous le souhaitez :
- Modifier le délimiteur ou le séparateur utilisé dans le fichier d'importation.
- Changez la langue du fichier (cela affectera la façon dont Emarsys reconnaît les noms de champs dans le fichier d'importation et les fait correspondre aux champs de la base de données).
- Modifier le format de date utilisé dans le fichier. Les formats de date pris en charge sont les suivants :
- JJ.MM.AAAA
- JJ/MM/AAAA
- MM/JJ/AAAA
- AAAA-MM-JJ
Notez que ces formats de date ne sont pris en charge que pour l'importation de données de contact au format CSV. Si vous utilisez l'API de contact, le seul format de date pris en charge est AAAA-MM-JJ
Pour plus d'informations, voir : Directives CSV : Format de la date, Champs systèmes du contact.
- Ignorer les valeurs vides - cette option permet de ne pas écraser les valeurs existantes par une chaîne vide.
- Mettre à jour uniquement - Cette option permet d'ignorer tous les contacts qui n'existent pas encore dans votre base de données Emarsys.
Les délimiteurs sont utilisés pour séparer les champs dans les fichiers CSV. Les séparateurs sont utilisés pour identifier les champs lorsqu'un champ peut également contenir un caractère de délimitation dans son texte.
Exemple :
- Délimiteur : ,
- Séparateur : ;
Super co., Mega co., Smith, Son and Grandson co,
Un délimiteur est appelé Délimiteur de champ dans Détails de l'importation. Un séparateur est appelé un qualificatif de texte.
Super co. | Mega co. | Smith, fils et petit-fils co. |
Correspondance des champs
Dans la section Correspondance des champs, qui est une étape identique pour les importations manuelles et automatiques, faites correspondre les champs par défaut des menus déroulant aux champs utilisés dans le fichier CSV importé.
Si vous avez des champs que vous ne voulez pas inclure dans votre importation, cliquez sur Ne pas importer (ou sélectionnez-le dans le menu). Ces champs afficheront alors le drapeau Ne pas importer . Pour annuler cette décision, il suffit de faire correspondre à nouveau le champ à un champ Emarsys.
Dans le cas des champs à choix unique ou à choix multiples, toutes les valeurs possibles doivent être associées au champ parent. Si le nom des valeurs dans le fichier d'importation est le même que le nom des valeurs dans Emarsys, ils seront automatiquement mis en correspondance. Sinon, vous devrez les mapper manuellement dans l'étape Associer les valeurs.
Si vous sélectionnez Internal_ID comme identifiant unique, tous les champs précédemment sélectionnés seront désélectionnés et vous ne pourrez pas ajouter d'autres identifiants uniques. Si vous souhaitez utiliser un autre champ, vous devez d'abord désélectionner le champ Internal_ID.
Cliquez sur Étape suivante lorsque vous avez fini de faire correspondre les champs.
Associer les valeurs
Si vous avez des champs à choix unique ou à choix multiples dans votre fichier d'exemple, vous devez faire correspondre leurs valeurs aux champs d'Emarsys. Si les noms des valeurs sont identiques dans Emarsys et dans le fichier d'importation (y compris les majuscules), ils seront automatiquement mis en correspondance, sinon vous devez les mettre en correspondance manuellement ici.
Sélectionnez les valeurs appropriées et cliquez sur Étape suivante lorsque vous avez terminé.
Résumé
Lorsque tous les paramètres ont été appliqués, un résumé de l'importation automatique s'affiche.
Cliquez sur Enregistrer pour activer l'importation automatique.
Si l'importation échoue, par exemple en raison d'un identifiant unique manquant ou d'un nombre de champs non conforme (le nombre de champs dans le fichier d'exemple ne correspond pas au nombre de champs dans le fichier d'importation), vous recevrez un message dans le centre de notifications indiquant les raisons de l'échec et vous invitant à corriger les erreurs et à réessayer.
Modifier la correspondance des champs existants d'une importation automatique
Si vous devez modifier la correspondance des champs pour un import automatique, cliquez sur l'icône Modifier pour l'élément souhaité dans la liste des imports automatiques.
Lorsque vous cliquez sur Changer la correspondance des champs, vous êtes invité à télécharger un nouveau fichier exemple, qui doit contenir tous les champs et toutes les valeurs que vous souhaitez faire correspondre. A partir de là, la procédure est la même que celle décrite ci-dessus.
FAQ sur l'importation automatique
Un WebDAV est une source sécurisée SSL hébergée et maintenue par Emarsys. C'est pratique pour de nombreux clients car le Support Emarsys l'installe pour vous (gratuitement) et tout ce que vous avez à faire est d'utiliser une application client appropriée telle que Bitkinex ou Cyberduck pour accéder au dossier, ou de programmer des mises à jour automatiques directement à partir de votre CRM. Emarsys vérifie le WebDAV de chaque compte toutes les minutes et traite les nouveaux fichiers qu'il y trouve. Les fichiers traités sont sauvegardés sur le WebDAV avec la convention d'appellation suivante :
- filename.csv.done - pour les importations réussies
- filename.csv.error - pour les importations infructueuses. Une notification contenant les détails de l'erreur sera envoyée au centre de notifications.
- filename.csv.ignore - pour les fichiers dont les noms ne correspondent pas à la convention de dénomination définie pour l'un des imports automatiques activés.
- pour les fichiers précédemment téléchargés avec succès et portant le même nom. Évitez de recharger les mêmes fichiers à plusieurs reprises.
Remarque : si vous utilisez un fichier de compression, le fichier d'importation sera extrait vers le WebDAV et renommé comme ci-dessus, et le fichier de compression sera supprimé.
Les serveurs SFTP ou FTPS sont les protocoles de transfert les plus sûrs disponibles et doivent être utilisés si vous disposez des ressources techniques nécessaires. Emarsys vérifie ces sources externes une fois par heure et les fichiers importés avec succès sont supprimés de la source.
Nous recommandons d'inclure les parties statiques et dynamiques dans les noms de fichiers. La partie statique doit être claire et facilement compréhensible, idéalement en rapport avec un aspect de votre stratégie de cycle de vie client, tandis que la partie dynamique (par exemple un horodatage) permettra de différencier les fichiers individuels. La partie dynamique est représentée par un astérisque * dans le champ de la convention d'appellation.
Exemples
- Si vous n'avez besoin que d'une seule configuration d'importation automatique, vous pouvez utiliser une convention d'appellation simple telle que .csv. Cela signifie que chaque fichier .csv placé dans le dossier source sera traité.
- Si vous utilisez plus d'une importation automatique, nous vous recommandons de faire correspondre la partie statique au nom de l'importation automatique, et de conserver la partie dynamique pour un horodatage. De cette manière, vous pouvez définir la convention d'appellation pour l'importation automatique leads convertis comme : converted-leads-*.csv, puis nommer chaque fichier individuel : converted-leads-2015-02-12.csv
Remarque : Les noms de fichiers sont sensibles à la casse.
Un fichier d'exemple est nécessaire pour qu'Emarsys sache à quels champs s'attendre dans les fichiers d'importation et comment les faire correspondre, ainsi que leurs valeurs, aux champs existants dans la base de données d'Emarsys. Si vous apportez des modifications, même mineures, aux fichiers d'importation, vous devez télécharger un nouveau fichier d'exemple basé sur le nouveau fichier d'importation.
Un fichier échantillon doit contenir tous les champs attendus, dans l'ordre correct et avec toutes les valeurs possibles pour tous les champs à choix multiples et à choix unique.
Non. Emarsys ne s'intéresse qu'aux paramètres du fichier et aux champs et valeurs.
Pour la plupart des comptes Emarsys, seul le codage UTF-8 est pris en charge. Les seules exceptions sont les comptes sur les environnements www.emarsys.net et www1.emarsys.net, qui ne supportent que le Latin1. Veuillez noter qu'Emarsys ne vérifie pas l'encodage utilisé ; si vous utilisez un autre encodage, les données de contact que vous importez peuvent être corrompues et inutilisables.
Le fichier d'importation lui-même doit être un fichier .CSV. Cependant, vous pouvez compresser ce fichier. Les formats de compression suivants sont pris en charge : .ZIP, .ARG, .GZIP, .TAR, .TGZ, .BZIP2, .7Z. Si vous souhaitez utiliser un format de fichier compressé, assurez-vous d'inclure la convention de dénomination du fichier de compression et tout mot de passe requis pour l'ouvrir.
Aucune. C'est uniquement au cas où vous souhaitez segmenter vos contacts en fonction de la langue, par exemple lorsque vous envoyez des newsletters en plusieurs langues.
La modification des paramètres linguistiques du fichier d'importation peut avoir deux effets :
- Les noms et valeurs des champs. Si une langue de fichier est définie, Emarsys utilisera cette langue pour faire correspondre les champs et leurs valeurs dans le fichier d'importation. Veuillez noter que vous devez fournir les traductions appropriées pour tous les champs personnalisés inclus, dans la ou les langues respectives.
- Le format de la date. Certains formats de date sont associés à des langues différentes. Emarsys vérifiera le format de la date dans le fichier d'exemple et, s'il ne correspond pas à la langue, une erreur sera affichée dans l'assistant d'importation automatique. Les formats de date pris en charge sont les suivants :
- AA-MM-JJ
- JJ.MM.AA
- MM/JJ/AA
- JJ/MM/AA
Veuillez noter que vous devez faire correspondre tous les champs attendus dans le fichier téléchargé aux champs de la base de données Emarsys lors de la configuration de l'importation automatique. Si vos fichiers suivants contiennent des champs non mappés, il peut se produire ce qui suit :
- Dans le cas de nouveaux contacts, ceux-ci sont créés avec des champs vides où les valeurs non mappées doivent être
- Dans le cas de contacts existants, les champs dans lesquels les nouvelles valeurs non mappées devraient se trouver seront vides.